Masih Lemah di Bidang Kearsipan, Pemkot Siapkan Regulasi

37
Ilutrasi kearsipan/Perpustakaan Kota Malang. (IPUNK/NMP)

Malang, NewMalangPos– Pemkot Malang kini tengah membahas regulasi baru mengenai tata kelola kearsipan di Kota Malang. DPRD Kota Malang pun mencermati hal ini sebagai hal yang penting. Pasalnya permasalahan kerap terjadi karena tidak kuatnya dukungan dokumen kearsipan, terutama dalam menjaga aset-aset daerah.

Hal ini disampaikan Ketua Fraksi PDI Perjuangan Eko Herdiyanto. Dijelaskannya program penyelenggaraan kearsipan daerah bukanlah hal yang sifatnya formalitas. Artinya pemda diingatkan untuk meyeriusi regulasi ini bukan hanya sekedar menutantaskan perintah pusat.

“Sebab, masalah kearsipan ini berkaitan dengan keamanan data, penyelematan wilayah dan identitas daerah. Untuk itu kami teknis mekanisme menyimpan atau merekam arsip, berkas berupa hard copy sekaligus dengan cara proteksi keamanannya harus dipikirkan,” tegas Eko.

Ditegaskannya pula, banyak berbagai permasalahan hukum yang bisa timbul dari tata kelola kearsipan yang buruk. Arsip yang tersimpang dan terdata dengan baik akan menjadi bukti otentik jika terdapat permasalahan hukum. Salah satunya jika ada permasalahan mengenai pengelolaan aset daerah. Dokumen arsip seperti perjanjian kerjasama, arsip pihak ketiga, arsip berkaitan dengan keabsahan sebuah perjanjian sangat penting.

Ketua Fraksi PKS Trio Agus Purwono juga menjelaskan pemda harus mengatur rinci SOP keamanan untuk kearsipan jika terjadi bencana.

“Lalu untuk gedung, ruangan, peralatan dan perlengkapan serta sistem kearsipan harus didukung secara elektronik. Kami mengusulkan sistem kearsipan dilengkapi ruangan yang representatif serta didukung teknologi pengarsipan terbaru atau mutakhir,” tandasnya.

Legislatif juga memberi catatan agar regulasi kearsipan ini dapat mensinkronkan perbedaan data antara satu bidang perangkat daerah dengan yang lain. Yang kemudian akan menjadi satu kesatuan dalam sistem Big Data.

Wali Kota Malang Sutiaji mengatakan penyelenggaraan regulasi kearsipan dituangkan dalam Ranperda Penyelenggaraan Kearsipan. Dijelaskannya, tujuan regulasi ini menguatkan sistem tertib kearsipan di seluruh perangkat daerah Kota Malang.

Penyelenggaraan kearsipan ini, lanjut Sutiaji juga akan menjamin keabsahan dan keselamatan aset-aset daerah. “Intinya ini juga sebagai bukti pertanggungjawaban pemda menjamin keselamatan aset daerah untuk meningkatkan pelayanan publik,” tegas Sutiaji. (ica/ley)